Den Definitive Guide til Juridisk Vidensdeling

Sådan bygger I en vidensbase

26. marts 2020 (opdateret)

Denne artikel er anden del af en serie i 3 dele:

  1. Sådan bygger I en vidensbase
  2. Del 3 - kommer snart

Er din viden på nuværende tidspunkt gemt væk i et “K-drev” eller samlet i en simpel word-fil, så kan en vidensbase gøre din hverdag lettere.

Hos Ante er vi eksperter i at organisere og behandle juridiske dokumenter. I vores arbejde med juridiske vidensbaser er vi stødt på mange forhold som man skal tage stilling til, inden man bygger sin vidensbase.

I artiklen gennemgår vi følgende problemstillinger:

  • Indsamling af dokumenter
  • Dokumentkvalitet
  • Dokumenttyper
  • Brugerstyring
  • Personfølsom information
  • Onboarding af brugere
  • Skræddersyet funktionalitet

Er du interesseret i at lære mere om Antes vidensplatform, så kontakt os her for en uforpligtende demo.

Hvordan indsamler I de relevante dokumenter?

Inden man overhovedet går i gang skal man forholde sig til, hvordan man løbende vil samle nyt indhold til vidensbasen. Hvis der ikke eksisterer faste processer/retningslinjer for, hvordan I samler dokumenter sammen, hvordan kan I så være sikre på at relevant indhold bliver lagt ind?

Der kan være behov for udpege superbrugere, som jeres enkelte medarbejdere skal sende dokumenter til, eller dedikere ressourcer til at scanne/digitalisere eksisterende dokumenter.

Hvordan gør Ante:
Med Ante In-House sker det meste redaktionelle arbejde automatisk og der er derfor ikke samme behov for at centralisere indsamlingen af dokumenter. Derfor kan man med In-House tillade de enkelte brugere at uploade dokumenter. Dette skaber også engagement hos brugerne og øger lysten til at anvende vidensbasen.

Hvilken kvalitet har dokumenterne?

dokument af dårlig kvalitet

Garbage in, garbage out. Hvis jeres dokumenter er i dårlig kvalitet, kan selv den bedste søgemaskine ikke gøre dem søgbare. Det er derfor vigtigt at se på om dokumenterne er i tilstrækkelig kvalitet. Er de scannede og er de scannet ordentligt? Kaffepletter? Skæve sider? Gotiske bogstaver?

Hvordan gør Ante:
Vi bruger state-of-the-art software til OCR-scanning og har implementeret tekstretning, men dokumenter i dårlig kvalitet kan som regel ikke reddes. Vi hjælper altid vores brugere i gang ved at foretage en stikprøve af deres bibliotek, hvor vi vurderer kvaliteten af dokumenterne.

Hvilke dokumenttyper skal indgå i løsningen?

Jo flere typer man har, jo mindre specialiseret bliver løsningen. Kan I f.eks. lave en emnekategorisering, der dækker alle jeres dokumenttyper? Jo mere ensarterede jeres dokumenter er, jo lettere vil det være at berige og opmærke dem automatisk med Antes sprogteknologi.

Hvordan gør Ante:
Vi opmærker automatisk et væld af information i juridiske afgørelser (f.eks. kategorier), særligt for domme, og vi kender også til forvaltningsafgørelser og voldgiftskendelser. På den måde slipper I for at bruge hundredvis af timer på at kategorisere dokumenterne selv. Alle dokumenttyper kan dog uploades og man kan som bruger altid manuelt berige med ekstra information.

Hvilke krav har I til brugerstyring?

Hvem skal have rettigheder til at uploade nye dokumenter? Hvem kan redigere og i hvad? Det kan være meget forskelligt, hvilke behov man har til brugerstyring. Hvis de enkelte brugere selv er specialister og ejere af de dokumenter, som skal uploades, kan det give mening at give dem fuld adgang.

Hvordan gør Ante:
Med Ante In-House kan man selv definere om de enkelte brugere skal have adgang til at uploade dokumenter eller om det kun skal være udvalgte superbrugere. Man kan også se ændringshistorik for de enkelte dokumenter, herunder hvilken bruger som senest har foretaget ændringer.

Indeholder jeres dokumenter personfølsom information?

Indeholder dokumenterne personfølsom information, kan der være behov for anonymisering. Dette kan afhænge af kredsen af brugere og typen af personoplysninger. Generelt skal man begrænse mængden af opbevaret personfølsom information, til det som er tilstrækkeligt for at opfylde formålet med vidensbasen.

Hvordan gør Ante:
Ante samarbejder med udbydere af anonymiseringsværktøjer og gør det let at opstille en digitaliseringsproces, som inkluderer anonymisering og sikrer at jeres vidensbase bliver et samlet, sikkert og compliant sted at opbevare jeres viden.

Hvordan vil I sikre, at brugerne anvender vidensbasen?

Når vidensbasen er bygget skal den bruges. Selvom den kommer til at give store effektiviseringer er det ikke givet på forhånd, at brugerne vil adoptere den. Der er flere værktøjer man kan tage i brug for at sikre deres engagement:

  • Giv brugerne ejerskab ved at lade dem bidrage med opbygning og indhold
  • Sørg for at vidensbasen letter arbejdet i en eksisterende arbejdsgang
  • Afhold opstartsmøde og periodevis evaluering med brugerne
  • Integrerer adgangen i jeres arbejdsflow, f.eks. via forsiden på intranet

Hvordan gør Ante:
Vi rådgiver om hvordan I bedst muligt sikrer adoptering, og bidrager med vejledning af nye brugere. Vi afholder altid et opstartsmøde og foretager periodevis evaluering.

Har I særlige behov til skræddersyet funktionalitet?

Nogle virksomheder har specielt indhold eller bruger deres dokumenter til nogle særlige formål som videnssystemerne på markedet ikke tager højde for. Derfor kan det være relevant, at undersøge mulighederne for få tilpasset vidensbasen.

Hvordan gør Ante:
Vi er eksperter i at opbygge datasæt og algoritmer, som automatisk kan tilføje nyttig information til dokumenter. Dette tilbyder vi som ekstra ydelser til vores brugere, hvilket sparer en masse tid til manuel opmærkning og kan gøre dokumenterne søgbare på en helt særlig måde.

Vi bygger også skræddersyet funktionalitet, som ikke allerede er del af det eksisterende system.

Book en demonstration af Antes løsning

Dette var nogle af de hyppigste problemstillinger, vi oplever er vigtige at tage stilling til, når man skal opbygge en intern vidensbase.

Står I overfor nogle af de samme udfordringer, eller er I måske bare nysgerrige efter at se hvordan Antes In-House løsning virker, så kommer vi gerne ud og demonstrerer vores løsning og snakker om jeres behov, helt uforpligtende. Kontakt os her.

theis ansigt

Theis Rasmussen

CEO & Co-Founder

Cand. jur.