Den Definitive Guide til Juridisk Vidensdeling

8 største hindringer for juridisk vidensdeling

26. marts 2020

Denne artikel er første del af en serie i 3 dele:

  1. 8 største hindringer for juridisk vidensdeling
  2. Del 3 - kommer snart

De fleste store virksomheder har et intranet og en måde at dele interne dokumenter. Dette er især vigtigt for virksomheder, som lever af sælges deres viden.

På en moderne fabrik gøres meget for at hele produktionsprocessen bliver gjort strømlinet og automatiseret, så virksomheden gøres så profitabel som muligt. Dette startede man på for over 100 år siden med “Taylorismens” indtog, hvor man begyndte at måle og optimere alle processer.

Man burde næsten have forventet at den samme trang til optimering havde sneget sig ind i de videnstunge virksomheder, som kan nyde store fordele ved at forbedre deres processer gennem digitalisering. Dette er ikke altid tilfældet.

Intern viden er en konkurrencemæssig fordel

Man kan spørge: hvad er f.eks. advokatvirksomhedens samlebånd?

Mængden af viden og evnen til at omsætte juridisk information til praktisk rådgivning, er det som skiller advokathusene og andre juridiske organisationer fra hinanden. Det er det, som giver en konkurrencemæssig fordel. Udnyttes den interne viden ikke optimalt, så tabes en mulighed for at være bedre end de andre, og en mulighed for at løse klientens problem bedst muligt. I sidste ende kan det aflæses direkte på virksomhedens bundlinje.

Vi har hos vores kunder set, at der stadig er stort potentiale for at forbedre deling og digitalisering af intern viden. Samtidigt er vi blevet klogere på de vigtigste hindringer, der holder de juridiske organisationer tilbage, hvad angår at forbedre deres interne vidensbaser.

De otte hindringer kan opdeles i kategorierne:

  • Det Teknologiske
  • Det Adfærdsmæssige
  • Det Juridiske

Hvad er de otte hindringer?

I artiklen her får du et indblik i de otte konkrete hindringer, som er baseret på vores egne erfaringer og forskning inden for feltet. Måske kan du som enten jurist eller leder nikke genkendende til nogle af de otte hindringer.

1. Ledelsen mener det er for omfattende et projekt

Ledelsens fremmeste opgave er typisk at fordele virksomhedens ressourcer mest effektivt for at skabe vækst og afkast. Hvis ledelsen fravælger et digitaliseringsprojekt er det ofte, fordi der enten ikke er ressourcer nok, eller de vurderer, at indsatsen ikke er udbyttet værd.

Vi har oplevet at vores kunder ofte blevet overrasket over, hvor lille en indsats det reelt kan være at digitalisere organisationens dokumenter.

2. Medarbejdere mangler en ensartet måde at bidrage med dokumenter og kommentarer

Hvis medarbejderne ikke har en fælles forståelse for, hvad man gør med de vigtige sagsdokumenter, hvordan skulle man så forvente at de blev samlet og lagt det rette sted? Dette problem bliver fordoblet når man både har fysiske og digitale dokumenter. Konsekvensen bliver at medarbejderens viden forsvinder når de forlader virksomheden eller at information fra dokumenter ikke kan bruges af andre.

3. Medarbejderne er ikke motiverede til at udbygge databasen

“If you build it they will come”. Sådan siger man tit inden for IT-verdenen. Udtrykket dækker over, at selvom du bygger et produkt potentielle brugere vil elske, så kommer de ikke automatisk til dig for at bruge det. Det samme gør sig gældende med interne produkter, hvor man ofte skal kommunikere fordelene over tid for, at brugerne endeligt bryder deres gamle vaner.

4. Specialister kan frygte at blive mindre værd, hvis de deler deres viden

Specialister belønnes for deres viden og kan derfor være bange for at dele den med andre, selvom erfaring viser, at en position som vidende rådgiver netop cementeres hos omverdenen, når man deler ud af sine erfaringer.

Et af de mest simple økonomiske principper er at varer har mere værdi jo mindre eller færre der er af dem - dette kaldes knaphed eller “scarcity” på engelsk.

Princippet gælder også når det kommer til advokatens immaterielle vare - deres dyrebare viden. Deler man sine kommentarer og viden digitalt, så kan man (irrationelt) frygte at den bliver kopieret uendeligt mange gange. Derfor kan det være vigtigt at skabe en anden kultur eller lave et incitamentsprogram der sætter skub i vidensdelingen, så det er win-win for juristen og virksomheden.

5. En vidensbase er en holdindsats

team work

Jurister arbejder ofte alene om at løse en kundes problem og er derfor ikke lige så hjemmevant med samarbejde og deling som mange andre faggrupper.

På kort sigt har jurister deres konkrete sager, som skal løses af dem selv eller med begrænset samarbejde. At opbygge en vidensbase er en holdindsats der bærer frugt over længere tid, hvis ikke den allerede fra start bliver beriget med mange dokumenter. Man er derfor nødt til at lægge mere vægt på kollektive aspekter af organisationens kultur for at sætte skub i samarbejdet.

6. Virksomheden har indgroede vaner med en forældet vidensbase

Når et system opbygges organisk så kan det over tid udvikle sig til at være rodet og ude af trit med de teknologiske muligheder. Det kan derfor ofte være nødvendigt at trykke på “reset” knappen, og starte forfra på en struktureret måde.

Man kan samtidigt indarbejde alle gode erfaringer og fravælge de dårlige i opbygningen af det nye.

7. Frygt for ikke at overholde GDPR

Vi har flere gange oplevet, at juridiske organisationer ikke er sikre på om de kan overholde GDPR med en intern database. Paradoksalt så opfattes status quo - nemlig ikke at gøre noget - ofte som en mere tryg løsning.

Problemet er både juridisk og teknologisk: kan sags- og klientspecifikke dokumenter deles på tværs af virksomheden, og i hvilket omfang er der behov for anonymisering? Kan man have en cloud baseret intern database der ikke ligger på egne servere?

8. Dokumenterne er opbevaret fysisk eller spredt ud blandt medarbejderne

Over årene har mange juridiske organisationer opbygget store arkiver. Tager man blot et hurtigt kig på dem kan det se uoverkommeligt og dyrt ud at digitalisere alle dokumenterne. Man skal igen vurdere om det er besværet værd. Her er det op til ledelsen, sammen med fagfolk, at vurdere den juridiske værdi af arkiverede dokumenter, og sammenholde det med den økonomiske omkostning ved at digitalisere dem.

Man kan vælge at digitalisere de mest relevante eller nøjes med dem som allerede eksisterer digitalt i forvejen.

Da opgaveløsningen sker decentralt hos den enkelte advokat, vil der ikke kunne ændres på, at organisationens dokumenter skal indsamles her, hvilket igen understreger vigtigheden i at opbygge en kollektiv videnskultur.

Er det en umulig opgave?

At overkomme de otte største hindringer er hverken umuligt eller urentabelt. Hvis man skruer de nuværende teknologiske muligheder rigtigt sammen, så er det muligt at lave en moderne vidensbase der giver godt afkast både økonomisk og juridisk.

Ante har løsninger til de nævnte hindringer. I skriver vi mere om, hvordan man løser hindringerne ved at lave en moderne vidensbase.

theis ansigt

Theis Rasmussen

CEO & Co-Founder

Cand. jur.