Fra anonymiserede dokumenter til færdig bilagssamling
Binder samler et projekts anonymiserede dokumenter i én PDF – i den rækkefølge I vælger, delt i bind, med forside, indholdsfortegnelse, sidetal og bilagsstempler. Anonymiseres et dokument igen, tager bindet den nye version.
- Bygger på de anonymiserede versioner
- Følger hver ny anonymisering
- Tjekket mod domstolenes krav
- 1samlet PDF med bogmærke for hvert bind og dokument
- 4sprog til forside, indhold, sidetal og stempler
- 250 MBportalens grænse – I advares, før I uploader
- 0scripts, vedhæftede filer og eksterne links i PDF’en
Anonymiseringen er færdig. Bilagssamlingen er ikke.
Når dokumenterne er anonymiseret, begynder det manuelle arbejde: filerne flettes i Acrobat, bilagene stemples og nummereres, indholdsfortegnelsen skrives i hånden – og sidetallene passer kun, indtil nogen ændrer rækkefølgen.
Binder gør det sidste skridt til en del af samme workflow. Bindet bygges direkte af projektets anonymiserede dokumenter og følger med, når et af dem anonymiseres igen.
Bygget på de anonymiserede filer
Vælg dokumenterne i projektet – bindet bruger den anonymiserede version, ikke originalen.
Ændringer slår igennem
Anonymiseres et dokument igen, tager bindet selv den nye version.
Tjekket, før det forlader huset
Bindet advarer om uanonymiserede dokumenter, sider uden tekstlag og filer, der er for store til portalen.
Mange anonymiserede filer bliver til én PDF med forside, indhold og stempler.
Fem trin – direkte i projektet
En binder hører til et projekt og bruger projektets dokumenter og deltagere. Ingen eksport, ingen fletning, intet ekstra program.
- 1
Opret en binder
Giv den en titel, fx “Bilagsekstrakt”, og start eventuelt fra en skabelon med jeres faste layout.
- 2
Vælg dokumenterne
Vælg blandt projektets anonymiserede dokumenter – eller upload filer, der ikke skal anonymiseres, fx offentlige domme.
- 3
Sæt rækkefølgen
Træk dokumenterne på plads, del dem i bind, og udelad eller flyt enkelte sider – uden at røre det anonymiserede dokument.
- 4
Vælg layout
Forside, indholdsfortegnelse, sidetal, bilagsstempler og randmarkeringer. Forhåndsvisningen viser resultatet med det samme.
- 5
Download
Én PDF med bogmærker for hvert bind og dokument. Den hentes, når PDF’en svarer til bindet, så det, I indleverer, er det, I ser.
Kun færdigt anonymiserede dokumenter kan vælges – de øvrige vises med en forklaring.
Sådan ser Binder ud
Det, retten forventer – uden at åbne Acrobat
Slå de dele til, I har brug for. Teksterne følger bindets sprog: dansk, engelsk, norsk eller svensk.
Forside
Klassisk eller minimal. Titel, undertitel, sagsnummer, parter, forfatter og dato.
Indholdsfortegnelse
Dokumenterne med prikkede linjer og første sidetal – med eller uden bindoverskrifter.
Sidetal
“1”, “1 af 142”, “Side 1”, romertal eller jeres egen tekst. Seks placeringer, og nummereringen kan starte forfra i hvert bind.
Bilagsstempler
BILAG 1, 2, 3 – eller A, B, C eller I, II, III – på første side af hvert dokument. Vælg startnummer, farve og evt. logo, og ret eller fravælg stemplet pr. dokument.
Randmarkeringer
Fx “FORTROLIGT” lodret i venstre eller højre margin på hver side.
Bogmærker
Et bogmærke for hvert bind og dokument, så modtageren kan navigere direkte i PDF’en.
Dobbeltsidet print
Blanke sider indsættes, så første dokument og hvert bind starter på en forside.
Fire sprog
Dansk, engelsk, norsk og svensk. Standardteksterne skifter med – de tekster, I selv har rettet, bliver stående.
Gem layoutet én gang – brug det i hver sag
Gem forside, indhold, sidetal, stempler, markeringer, sprog og printindstillinger som en skabelon. Nye bindere kan starte fra den, og eksisterende kan overtage den – dokumenterne bliver, hvor de er.
- Personlige skabeloner eller delt med hele organisationen
- Ét layout pr. ret, klient eller sagstype
- Skift skabelon uden at miste dokumenterne
Bindet følger sagen
Sager ændrer sig til det sidste. Binder er bygget, så en ændring koster sekunder – ikke en ny runde i Acrobat.
Anonymiseret igen? Den kommer selv med
Bindet gemmer sin egen kopi af hvert dokument. Anonymiseres et dokument i et åbent projekt igen, skifter bindet selv til den nye anonymisering og samles igen. En anonymisering, der stadig er til gennemsyn, tages ikke med.
De rigtige sider, mens I arbejder
Ændringer vises med det samme på siderne, og ændringer i layoutet når PDF’en et øjeblik efter. Flytter, tilføjer eller udelader I dokumenter og sider, bringer Update PDF’en ajour – eller forlad bindet, så følger den selv med.
Udelad sider uden at røre dokumentet
Fjern en blank side eller en irrelevant side direkte i forhåndsvisningen, eller flyt sider inden for et dokument. Det anonymiserede dokument er uændret, og “Læg tilbage” fortryder.
Bygget til domstolenes sagsportal
Binder er udviklet til upload på minretssag.dk. Det, portalen ikke vil have, fjernes, når bindet samles – og det, kun I kan rette, bliver I advaret om, før I trykker download.
Tjek altid domstolenes gældende vejledning, før I indleverer.
Klares automatisk
Indlejret skrifttype
Sidetal, stempler og markeringer skrives med en skrifttype, der er indlejret i PDF’en.
Intet aktivt indhold
JavaScript, vedhæftede filer, medier og links ud af dokumentet fjernes. Bogmærker og interne links bevares.
Ingen kryptering
PDF’er, der kun er låst for redigering, låses op. Filer, der kræver adgangskode for at åbne, afvises med en forklaring.
Rent filnavn
Filen navngives efter bindets titel, renset for tegn der giver problemer ved upload.
I bliver advaret
Over 250 MB
Bliver PDF’en større end portalens grænse, siger bindet til, så I kan udelade sider eller komprimere store scanninger.
Uden tekstlag
Dokumenter, hvor ingen side har søgbar tekst, markeres, så scanninger kan OCR-behandles, før de indleveres.
Ikke anonymiseret
Indeholder bindet dokumenter, der ikke er anonymiseret, skal det bekræftes før download – PDF’en siger det ikke selv.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke dokumenter kan komme med i en binder?
Projektets anonymiserede dokumenter, så længe de ikke er krypteret. Derudover kan I uploade filer direkte til bindet, som ikke skal anonymiseres – fx offentlige domme – som PDF, Word, Excel eller PowerPoint. Office-filer konverteres til PDF, og uploadede filer markeres “Ikke anonymiseret” i bindet.
Hvad sker der, når et dokument anonymiseres igen?
I et åbent projekt tager bindet selv den nye anonymisering og samles igen. En anonymisering, der stadig er til gennemsyn, tages ikke med: indtil den er godkendt, beholder bindet sin kopi, og I får det at vide, når I henter PDF’en. Dokumenter, der er slettet fra projektet, markeres. I et lukket projekt forbliver bindet, som det er.
Kan bindet uploades på minretssag.dk?
Binder er udviklet til netop det: aktivt indhold og kryptering fjernes, sidetal og stempler skrives med en indlejret skrifttype, og I advares, hvis filen overstiger 250 MB, eller hvis dokumenter mangler et tekstlag. Tjek altid domstolenes gældende vejledning, før I indleverer.
Kan vi dele bilagssamlingen op i flere bind?
Ja. Bind er navngivne grupper af dokumenter. De får hver deres bogmærke og overskrift i indholdsfortegnelsen, sidenummereringen kan starte forfra i hvert bind, og ved dobbeltsidet print starter hvert bind på en forside. Resultatet er stadig én samlet PDF.
Kan vi genbruge et layout fra sag til sag?
Ja. Gem bindets layout – forside, indhold, sidetal, stempler, markeringer, sprog og printindstillinger – som en skabelon, enten til jer selv eller delt med hele organisationen. Nye bindere kan starte fra skabelonen, og eksisterende kan overtage den uden at miste dokumenterne.
Hvem kan se og redigere en binder?
Alle medlemmer af det projekt, bindet hører til. Lukkes projektet, bliver bindet skrivebeskyttet ligesom projektets dokumenter. Sletter I et bind, påvirkes projektets dokumenter ikke.
Hvilke sprog kan bindet skrives på?
Dansk, engelsk, norsk og svensk. Sproget styrer de faste tekster i PDF’en – fx “1 af 142”, “BILAG”, “FORTROLIGT” og overskriften på indholdsfortegnelsen. Skifter I sprog, følger standardteksterne med, mens tekster I selv har rettet, bliver stående.
Byg jeres næste bilagssamling på minutter
Book en demo, hvor vi samler anonymiserede dokumenter til en færdig binder sammen med jer – med forside, indholdsfortegnelse, sidetal og stempler.
- Uforpligtende og på dansk
- Vi bygger en binder sammen med jer
- Svar på pris og opsætning